Zapytanie ofertowe 2/12/2016

Zapytanie ofertowe dotyczące świadczenia usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych

1. Nazwa i adres zamawiającego:

Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”

ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa

NIP: 526-10-53-340

tel.: +48 22 659 30 11

Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest na świadczenie usług w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych w terminie od 16.01.2017 do 31.12.2017 r.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

•Wykonawca zapewni bilet najtańszy na rynku na danej trasie, z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego;

•cena biletu powinna obejmować łącznie wszystkie opłaty lotniskowe, bagażowe, manipulacyjne i inne przewidziane przez Wykonawcę,

•każdy z uczestników może zabrać bagaż podręczny oraz rejestrowany;

•Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia biletów w terminie 3 dni od dnia zatwierdzenia zamówienia dotyczącej zakupu i dostawy biletów lotniczych, bezpośrednio do siedziby Zamawiającego (dopuszczalna jest wersja elektroniczna);

•płatność nastąpi po dostarczeniu biletów, w terminie 14 dni od dnia złożenia u Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury /rachunku, na konto Wykonawcy wskazane w fakturze;

  • wymagana zgoda na odroczony termin płatności tj. 30 dni od daty wystawienia faktury z możliwością jego przedłużenia o kolejne 30 dni bez naliczania ustawowych odsetek.

4. Zadania po stronie Wykonawcy

  • złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
    w obszarze określającym
  • złożenie w terminie załącznika nr 2,
  • Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
  • Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
  • bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
  • Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
  • Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego

  • przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia konsultacji,
  • uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

  • Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w terminie 16.01.2017 – 31.12.2017 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

  • posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
  • posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
  • nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
    a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
    1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 
    2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 %  akcji;
    3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
    4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
  • dysponuje potencjałem technicznym, organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
  • zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2022 r.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni. W terminie od 16.01.2017 do 31.03.2017 płatność w terminie 90 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami

Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest Marlena Zduńczyk

e-mail: marlena.zdunczyk@pzsnstart.eu

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:

    1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: biuro@pzsnstart.eu, faksem na nr: 22 659-30-11,  poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na  adres: ul. Trylogii 2/16, 01-981 Warszawa  do dnia 9 stycznia 2017 r. wraz z załączoną kserokopią wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione w dacie nie wcześniejszej niż sześć miesięcy przed datą złożenia oferty. zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę.

Oferty otrzymane po 09.01.2017 r. nie będą rozpatrywane.

    1. Wybór ofert nastąpi w dniu 10.01.2017 r. i zakończony zostanie protokołem.

12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

  1. Całkowity koszt oferty – 100%

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

  1. Całkowity koszt oferty – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Kmin – cena brutto oferty najtańszej

Kbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 10.01.2017 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 10.01.2017 r.

15. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

18. Uwagi końcowe

Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.

Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami  w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Postanowienia końcowe

Do zapytania ofertowego dołączono:

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych

zapytanie_ofertowe_bilety_2017