Zapytanie ofertowe nr 02/09/2017

Zapytanie ofertowe nr 02/09/2017
dotyczące wyboru trenerów/instruktorów pływania prowadzących zajęcia sekcji pływackiej
w okresie od 21.09.2017 r. do 31.12.2017 r. w ramach projektu „Na start – zajęcia w sekcji pływackiej”.

1. Zamawiający:
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „START”
ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 5261053340
REGON: 007011811
KRS: 0000124143

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na prowadzeniu przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji pływackiej w ramach projektu pt. „Na start – zajęcia w sekcji pływackiej”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000425/BF/D z dnia 11 maja 2017 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „START” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Prowadzenie zajęć sekcji pływackiej przez trenerów/instruktorów pływania w liczbie min. 240 godzin (średnio 1-4 godziny dziennie, 1-7 razy w tygodniu) w okresie od 21.09.2017 r. do 31.12.2017 r., zgodnie z harmonogramem przygotowanym przez Zamawiającego. Sekcja pływacka będzie się składała średnio z 10 uczestników/czek, a zajęcia będzie prowadziło 2 trenerów
i 2 wolontariuszy.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego
4. Termin i miejsce wykonania zamówienia
• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie Miasta Giżycko w terminie
21.09.2017 r. – 31.12.2017 r.

5. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1)
w obszarze określającym prowadzenie przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji pływackiej w liczbie min. 240 godzin łącznie (średnio 1-4 godziny dziennie, 1-7 razy
w tygodniu) w okresie od 21.09.2017 r. do 31.12.2017 r., zgodnie z harmonogramem zajęć przedstawionym przez Zamawiającego,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,

6. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli uprawnienia trenera/instruktora pływania lub inne uprawnienia do nauki pływania, preferowani kandydaci: trener lub instruktor pływania osób z niepełnosprawnościami,
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, dodatkowym atutem będzie min. 3 letnie doświadczenie w pracy z osobami
z niepełnosprawnościami, udokumentowane np. referencjami,
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi.
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2024 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia
i koszty).
Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być:
– podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty,
– posiadać datę sporządzenia,
– w przypadku firmy: zawierać pełną nazwę, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP; w przypadku osoby fizycznej: zawierać imię i nazwisko, adres, numer telefonu Oferenta.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto wraz z narzutami pracodawcy (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

Prowadzenie zajęć sekcji pływackiej.
Oczekujemy zapewnienia prowadzenia przez trenera/ instruktora pływania zajęć sekcji pływackiej (średnio 1-4 godziny dziennie, 1-7 razy w tygodniu) w liczbie min. 240 godzin łącznie w okresie od 21.09.2017 r. do 31.12.2017 r.

10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marzena Kotwica – Koordynator projektu:
e-mail: marzena.kotwica@pzsnstart.eu

Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.

11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 20.09.2017 r. do godz. 24.00.
Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marzena.kotwica@pzsnstart.eu zatytułowaną następująco: „Oferta na usługę prowadzenia zajęć sekcji pływackiej w ramach projektu pt.: „Na start …” .
Oferty otrzymane po 20.09.2017 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 21.09.2017 r. i zakończony zostanie protokołem.
12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 70%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji pływackiej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie
z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).

2. Uprawnienia – 20%

Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane uprawnienia trenera/instruktora pływania. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia trenera lub instruktora pływania osób z niepełnosprawnościami.

3. Doświadczenie – 10%

Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają min. 3 letnie udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 70%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Uprawnienia – 20%
Wykonawca, który posiada uprawnienia trenera lub instruktora pływania osób niepełnosprawnych uzyska 20 punktów, wykonawca, który posiada uprawniania trenera lub instruktora pływania otrzyma 15 punktów.
3. Doświadczenie – 10%
Wykonawca, który posiada udokumentowane min. 3 letnie doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami uzyska 10 punktów.

14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 21.09.2017 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.

Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 21.09.2017 r.

15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Na start – zajęcia w sekcji pływackiej”.

18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane z przygotowaniem
i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych,
a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „START” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „START” do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „START” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „START” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

19. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych.