ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/11/2018

Data publikacji: 16.11.2018r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/11/2018
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego w ramach projektu pt. „Cykl Imprez Sportowych dla Osób Niepełnosprawnych obejmujący Mistrzostwa Polski w Narciarstwie Biegowym i Lekkiej Atletyce oraz Ogólnopolski Miting Pływacki”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000476/BF/D z dnia 16.03.2018r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Projekt „Cykl Imprez Sportowych dla Osób Niepełnosprawnych obejmujący Mistrzostwa Polski w Narciarstwie Biegowym i Lekkiej Atletyce oraz Ogólnopolski Miting Pływacki” jest projektem realizowanym w okresie 03-12.2018r. na terenie RP, o wartości 222.688.00 PLN.

Głównym celem projektu jest poprawa samodzielności osób niepełnosprawnych.
Cele szczegółowe:
– poprawa sprawności fizycznej osób niepełnosprawnych,
– weryfikacja sprawności fizycznej beneficjentów ostatecznych,
– integrowanie środowiska osób niepełnosprawnych,
– zagospodarowanie czasu wolnego osób niepełnosprawnych,
– propagowanie aktywności fizycznej wśród osób niepełnosprawnych,
– rozwój osobowości i poprawa odporności na stres,
– przełamywanie stereotypów
Projekt obejmuje przygotowanie, organizację i rozliczenie trzech imprez sportowych:
1. Mistrzostwa Polski Osób Niepełnosprawnych w Lekkiej Atletyce, Bydgoszcz, 8-10.06.2018 r. Wnioskodawca planuje organizację dwudniowej imprezy sportowej rangi Mistrzostw Polski w Lekkiej Atletyce. Obiektem rywalizacji sportowej będzie Stadion Zawiszy Bydgoszcz, jeden z najnowocześniejszych obiektów lekkoatletyczny na terenie kraju. Planuje się, że w imprezie weźmie udział 230 uczestników, w tym140 beneficjentów ostatecznych, członkowie rodzin, opiekunowie. Planuje się zatrudnienie personelu merytorycznego, zabezpieczenie niezbędnej infrastruktury oraz zakwaterowanie i wyżywienie uczestników i obsługi. W imprezie weźmie udział 170 zawodników – 120 spoza kadry narodowej i 50 kadrowiczów. Jako beneficjenci ostateczni wykazanych zostanie 20 członków kadry narodowej. Pozostali zostaną sfinansowani ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
2. Ogólnopolski Miting Pływacki Osób Niepełnosprawnych, Łódź, 26-28.10.2018 r. Wnioskodawca planuje organizację dwudniowej imprezy pływackiej na nowo powstałej pływalni olimpijskiej wchodzącej w skład obiektów Łódzkiego Akademickiego Centrum Sportowo-Dydaktycznego Politechniki Łódzkiej. Planuje się, że w imprezie weźmie udział ponad 190 uczestników – 150 beneficjentów ostatecznych, członkowie rodzin i opiekunowie. Planuje się zabezpieczenie personelu merytorycznego, niezbędnej infrastruktury oraz zakwaterowanie i wyżywienie uczestników oraz niektórych osób obsługujących. W imprezie wystartuje 160 zawodników, w tym 20 zawodników kadry. 10 z nich zostanie wykazanych jako beneficjenci ostateczni. Pozostali zostaną sfinansowani ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
3. Mistrzostwa Polski Osób Niepełnosprawnych w Narciarstwie Biegowym, Obidowa, 14-16.12.2018 r. Wnioskodawca planuje zorganizowanie dwudniowej imprezy sportowej rangi Mistrzostw Polski w Narciarstwie biegowym dla osób niepełnosprawnych. Planuje się przeprowadzenie dwóch bloków konkurencji na trasach Obidowa Śladami Olimpijczyków. Szacuje się, że w imprezie weźmie udział 45 uczestników – 37 beneficjentów ostatecznych wraz z członkami rodzin i opiekunami. Planuje się zabezpieczenie personelu, niezbędnej infrastruktury oraz wyżywienia i zakwaterowania 50 osób w przystosowanym obiekcie. W imprezie wystartuje 40 zawodników, spośród których 5 będzie członkami kadry narodowej. 2 z nich zostanie wykazanych jako beneficjenci ostateczni. Pozostali zostaną sfinansowani ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki. Wszystkie imprezy poprzedzone będą pracami przygotowawczymi – rezerwacją obiektów, zatrudnieniem personelu, obsługą zgłoszeń.
Po przeprowadzeniu zawodów nastąpi zebranie i opłacenie dokumentów księgowych, ewaluacja i przygotowanie rozliczenia. W stosunku do Wniosku zmieniono miejsca rozegrania MP w LA- do Bydgoszczy z powodu braku dostępności Stadionu Śląskiego. Mistrzostwa Polski w Narciarstwie przeniesiono w miejsce bezpieczniejszych warunków atmosferycznych.
Przewidywana łączna liczba dokumentów księgowych występujących w projekcie wyniesie około 150.

Przewidywana łączna liczba dokumentów rekrutacyjnych występujących w projekcie wyniesie około 330.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.
Audyt powinien obejmować w szczególności:
1. Weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
– weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
– ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
– sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
– kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
– sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
– sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT),
2. Weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. Weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. Weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5. O ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
6. Weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7. Weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
8. Sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.

Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).

Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
79200000-6 – Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe

4. Zadania po stronie Wykonawcy
 złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1),
 złożenie aktualnego odpisu KRS lub CEIDG,
 złożenie dokumentacji poświadczającej posiadane doświadczenie w zakresie wykazanym w ust 7 pkt 2 niniejszego zapytania,
 złożenie dokumentacji wykazanej w ust 7 pkt 3,
 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 30 dni,
 bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
 Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
 Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego
 udostępnienie wszelkiej niezbędnej dokumentacji potrzebnej do przeprowadzenia zakupionej usługi,
 uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie,
 Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
 Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 14-31.12.2018r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
1. Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
 dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
 posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
 posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
 posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 3 pkt 2-4 stosuje się odpowiednio.
3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
 wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
 wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
 potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 5, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu powinno stanowić wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
5. Wnioskodawca zobowiązany jest do gromadzenia i przechowywania dokumentów, o których mowa w ust. 5, wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zadania/projektu.
6. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
– posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
– jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
– osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
– w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
– jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
– jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
– z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
9. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności (załącznik nr 1). Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
10.Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
11. Zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2025r. z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Cena powinna być podana w PLN (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy. Pełnomocnictwo do podpisania oferty musi być dołączone do oferty
o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
W przypadku gdy Wykonawca składa kopie dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wykonawca umieszcza na treści dokumentu zapis „za zgodność z oryginałem” oraz sygnuje podpisem osób uprawnionych do składania oświadczeń woli, które podpisały ofertę.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. Nie dopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
a) Oferty prosimy składać do dnia 23.11.2018r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pan Bartosz Sójka.
Oferty otrzymane po 23.11.2018r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 26.11.2018r. i zakończony zostanie protokołem.

11. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 100%
Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

12. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – koszt brutto oferty najtańszej
Cbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 26.11.2018r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 26.11.2018r.

14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zamówienie jest finansowane w całości ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Cykl Imprez Sportowych dla Osób Niepełnosprawnych obejmujący Mistrzostwa Polski w Narciarstwie Biegowym i Lekkiej Atletyce oraz Ogólnopolski Miting Pływacki”.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

15. Załączniki
Załącznik nr 1 – Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności.