ZAPYTANIE OFERTOWE nr 15/05/2020

Data publikacji: 27.05.2020 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 15/05/2020
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na prowadzeniu przez trenerów/instruktorów zajęć sekcji sportowej (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 05.06.2020 r. do 31.03.2021 r. Prowadzenie grupowych zajęć sekcji sportowej odbywać się będzie z grupami utworzonymi w wyniku wolnego naboru organizowanego przez Zamawiającego. Sekcja sportowa liczy śr. 10 osób z niepełnosprawnościami i jest prowadzona przez dwóch trenerów/instruktorów. Zajęcia prowadzone będą zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.
Zajęcia sekcji sportowej prowadzone będą w ramach projektu pt. „Gotowi na START! – 2020/2021”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000568/BF/D podpisanej w dniu 19.12.2019 r. pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego

4. Zadania po stronie Wykonawcy
• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do zapytania (załącznik nr 1)
w obszarze określającym prowadzenia przez trenerów/instruktorów zajęć sekcji sportowej, (średnio 1-5 godziny dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 05.06.2020 r. do 31.03.2021 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego,
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
W zakresie przedmiotu umowy:
• kompleksowe przeprowadzenie zajęć sekcji sportowej w miejscu wskazanym przez zamawiającego,
• rzetelne i terminowe, zgodne z wymogami projektowymi realizowanie przedmiotu zamówienia, w tym prowadzenie dzienników obecności, dzienników zajęć,
• przekazywanie Zamawiającemu wszelkiej oryginalnej dokumentacji związanej z prowadzeniem zajęć do 7 dni roboczych po zakończeniu pełnego miesiąca,
• informowanie uczestników projektu o współfinansowaniu zajęć ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• weryfikacja aktualnych badań lekarskich uczestników projektu dopuszczających ich do udziału w projekcie,
• Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
• Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Zamawiający nie dopuszcza możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania po stronie Zamawiającego
• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia zamówienia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury lub rachunku we wskazanym terminie.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie miast/miejscowości wymienionych w punkcie 9 zapytania ofertowego, w terminie 05.06.2020 r. do 31.03.2021 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
• posiada niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, czyli uprawnienia trenera/instruktora sportowego lub inne uprawnienia, preferowani kandydaci: trener lub instruktor sportowy osób z niepełnosprawnościami;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia, dodatkowym atutem będzie min. 3 letnie doświadczenie w pracy z osobami z niepełnosprawnościami, udokumentowane np. referencjami;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
• dysponuje potencjałem organizacyjnym i merytorycznym niezbędnym do wykonania usługi,
• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2027 r.
Potwierdzenie powyższych warunków ujęte zostało w załączniku nr 2 do niniejszego zapytania.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w złotych polskich i być ceną brutto (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty).
Zamawiający planuje dokonywać częściowych rozliczeń po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego. Wymagany termin płatności FV nie krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty:
• Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
• Załącznik nr 2,
• Skan uprawnień, w przypadku posiadania dokumentu potwierdzającego doświadczenie jego skan,
• Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
• W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla przedmiotu zamówienia wymienionego poniżej, podając ją w kwocie brutto (obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty), a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy:

Katowice (sekcja siatkówki na siedząco):
• Oczekujemy zapewnienia prowadzenia przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji siatkówki na siedząco, w liczbie min. 200 godzin łącznie (średnio 1-5 godzin dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 05.06.2020 r. do 31.03.2021 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.

Złotoryja (sekcja siatkówki na siedząco):
• Oczekujemy zapewnienia prowadzenia przez trenerów/instruktorów pływania zajęć sekcji siatkówki na siedząco, w liczbie min. 200 godzin łącznie (średnio 1-5 godzin dziennie, średnio 2-3 razy w tygodniu) w okresie od 05.06.2020 r. do 31.03.2021 r., zgodnie z harmonogramem zajęć opracowanym przez Zamawiającego.

Zamawiający dopuszcza w uzasadnionych przypadkach możliwość częściowego wykonania zamówienia w mniejszej ilości godzin, po uprzednim ustaleniu oraz akceptacji takiej konieczności przez Zamawiającego.

Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
a) Oferty prosimy składać do dnia 03.06.2020 r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pan Bartosz Sójka.
Oferty otrzymane po 03.06.2020 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 04.06.2020 r. i zakończony zostanie protokołem.

1. Kryteria wyboru
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 70%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – prowadzenie zajęć sekcji sportowej. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie
z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (70%).
2. Uprawnienia – 20%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane uprawnienia trenera/instruktora. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia trenera lub instruktora sportowego osób z niepełnosprawnościami.
3. Doświadczenie – 10%
Zamawiający będzie badał, czy Wykonawca posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami. Max. punktację otrzymają Wykonawcy, którzy posiadają min. 3 letnie udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami.

W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może odstąpić od wskazanych powyżej kryteriów wyboru, w szczególności w przypadku, w którym w ocenie Komisji oferent z najwyższą liczbą punktów nie daje gwarancji należytego wykonania przedmiotu zamówienia, a uzasadniony jest wybór oferty innego wykonawcy. W przypadku określonym w zdaniu poprzednim, oferentowi z wyższą liczbą punktów nie przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy, jak również jakiekolwiek roszczenia w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert:
1. Cena – 70%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 70%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Uprawnienia – 20%
Wykonawca, który posiada uprawnienia trenera lub instruktora sportowego osób niepełnosprawnych uzyska 20 punktów, wykonawca, który posiada uprawniania trenera lub instruktora sportowego otrzyma 15 punktów.
3. Doświadczenie – 10%
Wykonawca, który posiada udokumentowane doświadczenie pracy z osobami z niepełnosprawnościami uzyska 10 punktów.

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 04.06.2020 r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 04.06.2020 r.
Zawarcie umowy nastąpi w formie pisemnej.

14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze zapytanie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od zawarcia umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zamówienie jest finansowane w całości ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Gotowi na START! – 2020/2021”.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia którejkolwiek oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Niniejsze zapytanie, jak również warunki w nim określone, mogą być zmienione lub odwołane w każdej chwili.
Oferentowi nie przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy.

15. Załączniki
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych