Data publikacji: 29.08.2023 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/08/2023
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu
2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu sprzętu specjalistycznego (aparatura pomiaru czasu oraz obsługa aparatury) podczas Mistrzostw Polski w Parakolarstwie Szosowym, Zduńska Wola, 22-24.09.2023 r. Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się na STARCIE!2023”, realizowanego w ramach umowy nr: ZZB/000879/BF/D z dnia 07.06.2023 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego
92622000-7 – Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne
4. Zadania po stronie Wykonawcy
- złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
- złożenie w terminie załącznika nr 2,
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 14 dni,
- bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
- Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
- Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego
- przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia usługi,
- uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
- Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
- Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie powiatu zduńskowolskiego miejskiego i ziemskiego w terminie 22-24.09.2023 r.
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
- posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
- posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
- nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
- zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2028 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.
8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 7 dni.
9. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione poniżej:
Usługa hotelowa w terminie 22-24.09.2023 r.
– usługa hotelowa dla 150 osób w terminie 22-24.09.2023 r.
– zakwaterowanie w pokojach 1, 2, 3 i 4 – osobowych, z łazienkami
– proszę o podanie maksymalnej dostępnej liczby dostępnych miejsc noclegowych oraz ilości miejsc noclegowych przystosowanych dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim
Usługa gastronomiczna w terminie 22-24.09.2023 r.
– śniadania dla 150 osób w dniach 23-24.09.2023 r.
– kolacja (w formie ciepłego posiłku z surówki oraz zimnej płyty) dla 150 osób w terminie
22.09.2023 r.
– oferent powinien umożliwić spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózku inwalidzkim
Usługa gastronomiczna w terminie 22-24.09.2023 r.
– obiad w formie cateringu (posiłek jednodaniowy: danie główne z surówkami) dla 200 osób w dniach 23-24.09.2023 r.
– kolacja ( grill) na terenie obiektu sportowego dla 200 osób w dniu 23.09.2023 r.
Usługa wynajmu sprzętu specjalistycznego (aparatura pomiaru czasu oraz obsługa aparatury) w terminie 23 – 24.09.2023 r.
-wynajem oraz obsługa sprzętu specjalistycznego (aparatura pomiaru czasu oraz obsługa aparatury)w dniach 23-24.09.2023 r.
10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
- Oferty prosimy składać do dnia 04.09.2023 r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pani Aleksandra Radecka.
Oferty otrzymane po 04.09.2023 r. nie będą rozpatrywane.
- Wybór ofert nastąpi w dniu 05.09.2023 r. i zakończony zostanie protokołem.
11. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty oddzielnie – zakwaterowanie i/lub wyżywienie i/lub wynajem obiektów sportowych i/lub wynajem sprzętu specjalistycznego. Najkorzystniejsza oferta w badanym zakresie otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
12. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 05.09.2023 r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta (lub oferty), która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 05.09.2023 r.
14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się na STARCIE! 2023 ”, realizowanego w ramach umowy nr: ZZB/000879/BF/D z dnia 07.06.2023 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
15. Załączniki
