Zapytanie ofertowe dotyczące usługi audytu zewnętrznego w ramach projektu
„Cykl obozów sportowych i weekendów sportowych aktywizujących osoby niepełnosprawne”.
1. Nazwa i adres zamawiającego:
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Trylogii 2/16, 01–982 Warszawa
NIP: 5261053340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego
w ramach projektu pt. „Cykl obozów sportowych i weekendów sportowych aktywizujących osoby niepełnosprawne”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000327/BF/D z dnia 30.12.2014 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Projekt „Cykl obozów sportowych i weekendów sportowych aktywizujących osoby niepełnosprawne” jest projektem realizowanym w okresie 1-12.2015 r. na terenie całego kraju o wartości 725.439,99 zł.
Celem głównym realizacji zadania publicznego jest jest zwiększenie samodzielności osób niepełnosprawnych poprzez zachęcenie beneficjentów do podejmowania aktywności zarówno fizycznej jak i na innym polu. W ramach zadania określone zostały również cele szczegółowe, które zostaną osiągnięte poprzez przygotowanie i realizację Indywidualnych Planów Działania (IPD).
Bezpośrednimi adresatami/tkami i beneficjentami/tkami zadania są osoby niepełnosprawne z terenu całego kraju, chcące zapoznać się z dyscyplinami sportowymi uprawianymi przez osoby niepełnosprawne.
Projekt podzielony jest na 2 podzadania. Pierwszym z nich jest organizacja obozów sportowych. Podczas nich odbywały się zajęcia sportowe, zajęcia na basenie, indywidualne spotkania z psychologami i rehabilitantami oraz zajęcia w terenie i spotkania ze sportowcami i celebrytami. Zorganizowano 14 obózów, każdy dla 30 beneficjentów ostatecznych i 11
osób obsługi. Każdy obóz trwał 11 dni (10 noclegów).
Drugim podzadaniem jest organizacja weekendów sportowych. Pozdadanie to jest przeznaczone dla osób, które uczestniczyły w obozie sportowym i są zainteresowane zwiększaniem swojej aktywności fizycznej. Podczas weekendów odbyły się zajęcia sportowe w grupach, zajęcia na basenie, a także indywidualne konsultacje z psychologiem i rehabilitantem. Weekendy rozpoczynały się kolacją a kończyły obiadem trzeciego dnia. W każdym z nich Wzięło udział 15 beneficjentów ostatecznych i 8 osób obsługi.
Audyt powinien objąć w szczególności:
1. weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania,
w tym m.in.:
a) weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie
z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
b) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
c) sprawdzenie wniesienia przez Wnioskodawcę wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
d) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.),
w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
e) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi
w umowie,
f) sprawdzenie statusu podatkowego Wnioskodawcy (w szczególności w zakresie podatku VAT).
2. weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego
z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
3. weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych
o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
4. weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Wnioskodawcę (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
5. o ile dotyczy danego Wnioskodawcy – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Wnioskodawca prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku Wnioskodawców, którzy nie są zobligowani do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
6. weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
7. weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
8. sprawdzenie, czy Wnioskodawca wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
2. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
3. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
4. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
5. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
6. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
7. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
8. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
9. okres objęty audytem zewnętrznym,
10. cel audytu zewnętrznego,
11. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
12. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
13. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
14. ustalenia stanu faktycznego,
15. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
16. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
17. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
18. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
3. Zapytanie dotyczy kodu CPV:
79200000-6 – Usługi księgowe, audytorskie i podatkowe
4. Zadania po stronie Wykonawcy
1. złożenie w terminie oferty oraz załącznika nr 1,
2. złożenie aktualnego odpisu z KRS lub zaświadczenia z EDG,
3. złożenie dokumentacji poświadczającej posiadane doświadczenie w zakresie wykazanym ust 7 pkt 2 niniejszego zapytania,
4. złożenie dokumentacji wykazanej w ust 7 pkt 3,
5. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę,
6. Wykonawca jest związany złożoną ofertą przez okres 30 dni,
7. bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
8. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
5. Zadania po stronie Zamawiającego
1. udostępnienienie wszelkiej niezbędnej dokumentacji potrzebnej do przeprowadzenia zakupionej usługi,
2. uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
1. Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie 31.12.2015-30.01.2016
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty wymagane w celu spełnienia warunków
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
1. posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
2. posiada niezbędne doświadczenie oraz dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu tj.:
a) dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
b) posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
c) posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
d) posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt b-d stosuje się odpowiednio.
3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania,
b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4. Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji
i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
5. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność
i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
d) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub
w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
e) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
f) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
g) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
h) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
i) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
j) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie
w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie
o bezstronności i niezależności (wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania). Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego.
9. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
10. zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2021 r.,
z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie w wyniku wydłużenia się okresu zamknięcia perspektywy finansowej.
8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Cena powinna być podana w złotych polskich.
Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową w wysokości 100% przedmiotu zamówienia do 31 grudnia br.
9. Opis sposobu przygotowania oferty:
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli
w imieniu Wykonawcy. Pełnomocnictwo do podpisania oferty musi być dołączone do oferty
o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.
W przypadku gdy Wykonawca składa kopie dokumentu, musi być ona poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Wykonawca umieszcza na treści dokumentu zapis „za zgodność z oryginałem” oraz sygnuje podpisem osób uprawnionych do składania oświadczeń woli, które podpisały ofertę.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy. Nie dopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
10 .Osoba uprawniona do kontaktu z potencjalnymi Wykonawcami
Osobą uprawnioną do kontaktów w sprawie niniejszego zapytania jest P. Marcel Jarosławski – specjalista ds. rozliczeń projektu:
Kontakt: tel. 660 667 346
e-mail: marcel.jaroslawski@pzsnstart.eu
Z w/w osobą należy kontaktować się we wszelkich sprawach, dotyczących prowadzonego postępowania wyłaniania wykonawcy od momentu otrzymania niniejszego dokumentu, aż do rozstrzygnięcia wyboru.
11. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty:
a) Oferty muszą być złożone do dnia 30.12.2015 r. do godz. 24.00.
Oferty należy złożyć w wersji elektronicznej na adres e-mail: marcel.jaroslawski@pzsnstart.eu, zatytułowanej następująco: „Oferta na usługę audytu zewnętrznego w ramach projektu „Cykl obozów sportowych i weekendów sportowych aktywizujących osoby niepełnosprawne”.
b) Oferty otrzymane po 30.12.2015 r. nie będą rozpatrywane.
c) Wybór ofert nastąpi do dnia 31.12.2015 r. i zakończony zostanie protokołem.
12. Kryteria oceny ofert i wyboru Wykonawcy:
W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Cena – 100%.
Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną
w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
13. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Cena – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena oferty najtańszej
Cbad – cena oferty badanej
100 – współczynnik stały
14. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 31.12.2015 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę oraz spełni inne wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona powołana w tym celu Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji.
Wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy. Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do dnia 31.12.2015 r.
15. Termin związania ofertą
Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.
16. Unieważnienie postępowania
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
17. Finansowanie
Zamówienie jest finansowane ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Cykl Obozów sportowych i weekendów sportowych aktywizujących osoby niepełnosprawne”.
18. Uwagi końcowe
Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są
z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności, związane
z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo.
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start”do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
19. Postanowienia końcowe
Do zapytania ofertowego dołączono:
Załącznik nr 1 – wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności