ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/10/2024/5209

 

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/10/2024/5209

1. Nazwa i adres zamawiającego

Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”

Ul. Konwiktorska 9/2, 00-216, Warszawa

NIP: 526-10-53-340

tel.: +48 22 659 30 11

Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

 

2. Opis przedmiotu zapytania

Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów sportowych podczas obozu sportowego dla osób z niepełnosprawnościami w ramach projektu” Aktywność  START 2024/2025”(UM_PW9_2024_2_DEPT_DS_WSPOLPRACY_5209)

 

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 – Usługi hotelarskie

55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe

55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

 

4. Zadania po stronie Wykonawcy

• złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
• złożenie w terminie załącznika nr 2,
• Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 30 dni,
• bieg terminu związania ofertą rozpoczyna  się wraz z upływem terminu składania ofert,
• Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
• Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

 

5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego

• przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia wydarzenia,
• uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
• Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

 

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia

• Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie województwa pomorskiego w terminie 16-26.10.2024

 

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:

• posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
• posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
• nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
  1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
  2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;

• zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31.03.2029 r.

Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.

 

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 14 dni.

 

9. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

 

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione poniżej:

1. Zakwaterowanie dla 41 osób (w tym osób z niepełnosprawnościami oraz do 18 roku życia) w terminie 16-26.10.2024r.r.Zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych (w wyjątkowych przypadkach dopuszczalne są pokoje wieloosobowe) z łazienkami dla 41 osób w terminie 16-26.10.2024  r. Proszę wskazać ilość i rodzaj oferowanych pokoi. Pokoje dla przynajmniej 2 osób powinny być przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.
2. Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 41 (w tym osób z niepełnosprawnościami oraz do 18 roku życia) osób w terminie 16-26.10.2024r.Wyżywienie w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami) oraz kolacji dla 41 osób w terminie 16-26.10.2024 r.(od obiadu w dniu 16.10.2024r. do śniadania w dniu 26.10.2024r.) Wykonawca powinien umożliwić spożywanie posiłków przez osoby z niepełnosprawnościami.
3. Wynajem obiektów sportowych dla 41 (w tym osób z niepełnosprawnościami oraz do 18 roku życia) osób w terminie 16-26.10.2024r. Dostęp do obiektów sportowych dostosowanych dla osób z niepełnosprawnościami.

 

 

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty

Oferty prosimy składać do dnia 11.10.2024 r. do godz. 24.00.

Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail [email protected]  .Osobą kontaktową jest Pani Klaudia Kowalska.

Oferty otrzymane po 11.10.2024 r. nie będą rozpatrywane.

Wybór ofert nastąpi w dniu 14.10.2024 r. i zakończony zostanie protokołem.

 

11. Kryteria wyboru

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:

1. Cena brutto wybranych elementów zapytania – 100%

Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może odstąpić od wskazanych powyżej kryteriów wyboru, w szczególności w przypadku, w którym w ocenie Komisji oferent z najwyższą liczbą punktów nie daje gwarancji należytego wykonania przedmiotu zamówienia, a uzasadniony jest wybór oferty innego wykonawcy. W przypadku określonym w zdaniu poprzednim, oferentowi z wyższą liczbą punktów nie przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy, jak również jakiekolwiek roszczenia w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

 

12. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert

Cena brutto wybranych elementów zapytania – 100%

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:

((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów

gdzie:

Cmin – cena brutto oferty najtańszej

Cbad – cena brutto oferty badanej

100 – współczynnik stały

 

 

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 14.10.2024 r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.

Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.

Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 14.10.2024 r.

Zawarcie umowy nastąpi w formie pisemnej.

 

14. Uwagi i postanowienia końcowe

Niniejsze zapytanie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od zawarcia umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

Niniejsze zamówienie jest finansowane w całości ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Aktywność  START 2024/2025”. Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia którejkolwiek oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

Niniejsze zapytanie, jak również warunki w nim określone, mogą być zmienione lub odwołane w każdej chwili.

Oferentowi nie przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy.

 

15. Załączniki

Załącznik nr 1 Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 Oświadczenie