ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/07/2019

Data publikacji: 03.07.2019r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 02/07/2019
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa, gastronomiczna, wynajmu obiektów sportowych oraz wynajmu sprzętu specjalistycznego (aparatura pomiaru czasu oraz obsługa aparatury) podczas Grand Prix World Para Athletics – 47. Paralekkoatletyczne Mistrzostwa Polski. Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się! – cykl imprez sportowych”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000514/BF/D z dnia 17.04.2018r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego
92622000-7 – Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne

4. Zadania po stronie Wykonawcy
 złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
 złożenie w terminie załącznika nr 2,
 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 14 dni,
 bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
 Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
 Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego
 przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia usługi,
 uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
 Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
 Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie miasta Bydgoszcz w terminie 18-21.07.2019r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
 posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
 posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
 nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
 zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2026 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 3 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione poniżej:

a) Usługa hotelowa w terminie 18-21.07.2019r.
– usługa hotelowa dla 420 osób w terminie 18-21.07.2019r.
– zakwaterowanie ze śniadaniami oraz kolacjami w formie ciepłego posiłku w pokojach z łazienkami
– proszę o podanie maksymalnej dostępnej liczby dostępnych miejsc noclegowych oraz ilości miejsc noclegowych przystosowanych dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim,
b) Usługa gastronomiczna w terminie 19-21.07.2019r.
– obiad (w formie ciepłego posiłku) dla 420 osób/dzień w terminie 19-21.07.2019r.
– oferent powinien umożliwić spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózku inwalidzkim,
c) Usługa wynajmu obiektów sportowych w terminie 19-21.07.2019r.
– stadion lekkoatletyczny 8-torowy (bieżnia o sztucznej nawierzchni)
– stadion rozgrzewkowy
– zaplecze sanitarne, przebieralnie, pomieszczenia techniczne, pokoje sędziów, Call Room
– obsługa telebimu, nagłośnienie, ochrona obiektu, usługa sprzątania,
d) Wynajem sprzętu specjalistycznego w terminie 19-21.07.2019r.
Pomiar czasu z wykorzystaniem systemu FinishLynx wysokiej rozdzielczości spełniającego wymagania IAAF.
• Rezerwowy pomiar czasu z wykorzystaniem systemu fotocel na mecie.
• Pistolet startowy sprzężony z systemem pomiaru czasu.
• Elektroniczny licznik okrążeń wraz z dzwonkiem.
• Wyniki live wyświetlane na bieżąco na stronie internetowej po zakończeniu każdej konkurencji.
• System wideo-identyfikacji zawodników w biegach okrężnych.
• System informacji o wynikach dla spikera zawodów i dziennikarzy oparty o terminale dotykowe zainstalowane na stadionie.
• Przeprowadzenie weryfikacji, przygotowanie list startowych i rezultatów wg standardów IAAF.
• Umieszczenie wyników w formacie PDF i DOC na dowolnej stronie wskazanej przez Organizatora.
• Przekazanie wyników w dowolnym formacie Organizatorowi.
• Automatyczny pomiar wiatru dla konkurencji sprinterskich wraz z tablicą LED do wyświetlania wiatru.
• Automatyczny pomiar wiatru w konkurencjach skoku w dal i trójskoku.
• Elektroniczny system pomiaru odległości EDM – 2 szt.
• Tablice elektroniczne RGB trójstronne wraz z opisami konkurencji służące do wyświetlania wyników konkurencji technicznych – 4 szt.
• 2 tablice kolorowe RGB zainstalowane na mecie z możliwością wyświetlania czasu biegu, wyników biegu, komunikatów, logotypu imprezy.
Cena za usługę powinna zawierać również: koszty transportu, wynajmu sprzętu, ubezpieczenia i pracy zespołu składającego się z 10 osób.

10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
a) Oferty prosimy składać do dnia 10.07.2018r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pan Bartosz Sójka.
Oferty otrzymane po 10.07.2018r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 11.07.2018r. i zakończony zostanie protokołem.

11. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty oddzielnie – zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem obiektów sportowych oraz wynajem sprzętu specjalistycznego. Najkorzystniejsza oferta w badanym zakresie otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

12. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 11.07.2019r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta (lub oferty), która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 11.07.2019r.

14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się! – cykl imprez sportowych”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000514/BF/D z dnia 17.04.2018r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

15. Załączniki
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych