ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/11/2021

Data publikacji: 30.11.2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/11/2021

1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Konwiktorska 9/2, 00-216, Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu

2. Opis przedmiotu zapytania

Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa, gastronomiczna oraz wynajmu obiektów
sportowych podczas obozu sportowego dla osób z niepełnosprawnościami w ramach
projektu pt. „Aktywność – START!”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000638/BF/D z
dnia 19.04.2021 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych
„Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

3. Zapytanie dotyczy kodu CPV

45212140-9 – Obiekty rekreacyjne
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4. Zadania po stronie Wykonawcy

– Złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
– Złożenie w terminie załącznika nr 2,
– Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 30 dni,
– bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
– Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
– Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.

5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego

– Przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia wydarzenia,
– Uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we
wskazanym terminie.
– Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
– Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie województwa małopolskiego w
terminie 09-19.12.2021 r.

7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty

Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
– Posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;
– Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
– Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez
powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności
związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a
Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub
powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do
drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli;
 zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób
zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli
dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 marca 2028 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.

8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia

Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto).
Zamawiający nie wyraża zgody na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie
krótszy niż 14 dni.

9. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika
nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia
wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z
uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla
wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go
dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną
nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia
wymienione poniżej:

a) Zakwaterowanie dla 41 osób (w tym osób z niepełnosprawnościami oraz do 18 roku
życia) w terminie 09-19.12.2021 r.

Zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych (w wyjątkowych
przypadkach dopuszczalne są pokoje wieloosobowe) z łazienkami dla 41 osób w terminie
09-19.12.2021 r. Proszę wskazać ilość i rodzaj oferowanych pokoi. Pokoje dla
przynajmniej 2 osób powinny być przystosowane dla osób poruszających się na wózkach
inwalidzkich.
b) Wyżywienie (śniadanie, obiad, kolacja) dla 41 (w tym osób z niepełnosprawnościami
oraz do 18 roku życia) osób w terminie 09-19.12.2021 r.

Wyżywienie w zakresie śniadania, obiadu (posiłek dwudaniowy z surówkami i napojami)
oraz kolacji dla 41 osób w terminie 09-19.12.2021 r. (od obiadu w dniu 09.12.2021 r. do
śniadania w dniu 19.12.2021 r.) Wykonawca powinien umożliwić spożywanie posiłków
przez osoby z niepełnosprawnościami.


10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty

a) Oferty prosimy składać do dnia 07.12.2021 r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail:
magdalena.ekiert@pzsnstart.eu. Osobą kontaktową jest Pan Magdalena Ekiert.
Oferty otrzymane po 01.09.2021 r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 08.12.2021 r. i zakończony zostanie protokołem.

11. Kryteria wyboru

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród
Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące
kryteria:
1. Cena brutto wybranych elementów zapytania – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości
poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje
maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może odstąpić od wskazanych powyżej
kryteriów wyboru, w szczególności w przypadku, w którym w ocenie Komisji oferent z
najwyższą liczbą punktów nie daje gwarancji należytego wykonania przedmiotu zamówienia,
a uzasadniony jest wybór oferty innego wykonawcy. W przypadku określonym w zdaniu
poprzednim, oferentowi z wyższą liczbą punktów nie przysługuje względem Zamawiającego
roszczenie o zawarcie umowy, jak również jakiekolwiek roszczenia w związku z
przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

12. Sposób obliczenia oferty

Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
Cena brutto wybranych elementów zapytania – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Cmin / Cbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Cmin – cena brutto oferty najtańszej
Cbad – cena brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały

13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

W dniu 08.12.2021 r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie
zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ilość punktów oraz
spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie
sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta
Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający
uprawniony jest do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert dla danego
zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie
ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które
przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania
ofertowego nastąpi w dniu 08.12.2021 r.
Zawarcie umowy nastąpi w formie pisemnej.

14. Uwagi i postanowienia końcowe

Niniejsze zapytanie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek
Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od zawarcia umowy bez podania
uzasadnienia swojej decyzji.
Niniejsze zamówienie jest finansowane w całości ze środków Państwowego Funduszu
Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach projektu „Aktywność – START!”. Wydanie
niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start”
do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie
zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia którejkolwiek
oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do
odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku
z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
Niniejsze zapytanie, jak również warunki w nim określone, mogą być zmienione lub
odwołane w każdej chwili.
Oferentowi nie przysługuje względem Zamawiającego roszczenie o zawarcie umowy.

15. Załączniki

Aktywność - START!