Data publikacji: 05.10.2018r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 03/10/2018
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
Ul. Trylogii 2/16, 01–982, Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu
2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa oraz gastronomiczna podczas II Mitingu Pływackiego Osób Niepełnosprawnych. Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Cykl Imprez Sportowych dla Osób Niepełnosprawnych obejmujący Mistrzostwa Polski w Narciarstwie Biegowym i Lekkiej Atletyce oraz Ogólnopolski Miting Pływacki”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000476/BF/D z dnia 16.03.2018r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
4. Zadania po stronie Wykonawcy
złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
złożenie w terminie załącznika nr 2,
Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 14 dni,
bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego
przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia usługi,
uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie.
Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie miasta Łódź w terminie 26-28.10.2018r.
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2024 r.
Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.
8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 3 dni.
9. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione poniżej:
a) Usługa hotelowa w terminie 26-28.10.2018r.
– usługa hotelowa dla 210-230 osób w terminie 26-28.10.2018r.
– zakwaterowanie w pokojach 1, 2, 3 i 4-osobowych, z łazienkami
– proszę o podanie maksymalnej dostępnej liczby dostępnych miejsc noclegowych oraz ilości miejsc noclegowych przystosowanych dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim
b) Usługa gastronomiczna w terminie 26-28.10.2018r.
– śniadania dla 210-230 osób w dniach 27-28.10.2017r.
– kolacje (w formie ciepłego posiłku) dla 210-230 osób w terminie 26-27.10.2018r.
– oferent powinien umożliwić spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózku inwalidzkim
10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
a) Oferty prosimy składać do dnia 12.10.2018r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pan Bartosz Sójka.
Oferty otrzymane po 12.10.2018r. nie będą rozpatrywane.
b) Wybór ofert nastąpi w dniu 15.10.2018r. i zakończony zostanie protokołem.
11. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
1. Całkowity koszt oferty – 80%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty, sumując wskazane wartości poszczególnych elementów zamieszczonych w zapytaniu – zakwaterowanie i wyżywienie. Najkorzystniejsza oferta otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (80%).
1. Liczba oferowanych miejsc noclegowych – 20%
Zamawiający będzie badał ilość oferowanych miejsc noclegowych przez dany obiekt hotelowy.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
12. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
1. Całkowity koszt oferty – 80%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 80%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
2. Ilość miejsc noclegowych – 20%
Obiekt, który będzie gotowy udostępnić od 0 do 80 miejsc noclegowych, otrzyma 0 punktów.
Obiekt, który będzie gotowy udostępnić od 81 do 140 miejsc noclegowych, otrzyma 10 punktów.
Obiekt, który będzie gotowy udostępnić od 141 do 230 miejsc noclegowych, otrzyma 20 punktów.
13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
W dniu 15.10.2018r. Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta (lub oferty), która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 15.10.2018r.
14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Cykl Imprez Sportowych dla Osób Niepełnosprawnych obejmujący Mistrzostwa Polski w Narciarstwie Biegowym i Lekkiej Atletyce oraz Ogólnopolski Miting Pływacki”, realizowanego w ramach umowy nr ZZB/000476/BF/D z dnia 16.03.2018r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
15. Załączniki
Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 – Oświadczenie o spełnieniu wymogów formalnych oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych
