Data publikacji: 18.04.2026 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 04/04/2026/imprezy
1. Nazwa i adres zamawiającego
Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start”
ul. Konwiktorska 9 lok. 2, 00-216 Warszawa
NIP: 526-10-53-340
tel.: +48 22 659 30 11
Adres strony internetowej: www.pzsnstart.eu
2. Opis przedmiotu zapytania
Przedmiotem zapytania jest usługa hotelowa, gastronomiczna, wynajmu obiektów sportowych oraz transmisji internetowej podczas Indywidualnych Mistrzostw Polski w Parapodnoszeniu Ciężarów, Kraków, 05.06-07.06.2026 r. Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się na STARCIE!”, realizowanego w ramach umowy nr: UM/PW9/2026/4/DEPT_DS_WSPOLPRACY/20241 z dnia 10.04.2026 r. podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
3. Zapytanie dotyczy kodu CPV
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55000000-0 – Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego
55100000-1 – Usługi hotelarskie
55270000-3 – Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
80510000-2 – Usługi szkolenia specjalistycznego
92622000-7 – Usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych
45212140-9 – Obiekty rekreacyjne
64228100-1 – Usługi transmisji sygnału telewizyjnego
4. Zadania po stronie Wykonawcy
- złożenie w terminie oferty na formularzu załączonym do ogłoszenia (załącznik nr 1)
- złożenie w terminie załącznika nr 2,
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, którą będzie związany 14 dni,
- bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert,
- Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
- Nie dopuszcza się możliwości udziału w postępowaniu firm pośredniczących.
5. Zadania i uprawnienia po stronie Zamawiającego
- przygotowanie pełnej dokumentacji potrzebnej do rozliczenia usługi,
- uregulowanie zobowiązania wynikającego z wystawionej na w/w przedmiot faktury we wskazanym terminie,
- Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W takim przypadku, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.
6. Termin i miejsce wykonania zamówienia
- Przedmiot zamówienia należy wykonać na terenie miasta Kraków, w terminie 05.06-07.06.2026 r.
7. Warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane dokumenty
Wymagania formalne wobec Oferenta/Wykonawcy:
- posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, posiada wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego;
- posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
- nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynnościzwiązane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
- zobowiązuje się w ramach podpisanej umowy do przechowywania w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz udostępnienia kontroli dokumentacji związanej z niniejszym zleceniem do dnia 31 grudnia 2030 r. Powyższe zapisy reguluje również załącznik nr 2.
8. Waluta i warunki dotyczące rozliczeń związanych z realizacją niniejszego zamówienia
Ceny oraz wartość zbiorcza zamówienia powinny być podane w PLN (netto i brutto). Zamawiający wyraża zgodę na płatność zaliczkową. Wymagany termin płatności nie krótszy niż 7 dni.
9. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym, zgodnie ze wzorem z załącznika nr 1. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
W danym obszarze Wykonawca określi cenę dla każdego elementu przedmiotu zamówienia wymienionego w poniższym zestawieniu, podając ją w kwocie brutto oraz netto, z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także podatku od towarów i usług) dla wskazanej liczby osób w zamówieniu, a także zbiorczo dla całej wartości zamówienia go dotyczącej. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.
Oferta powinna również uwzględniać wszystkie poniższe elementy zamówienia wymienione poniżej:
Usługa hotelowa i gastronomiczna w terminie 05.06-07.06.2026 r.
– usługa hotelowa dla 170 osób w terminie 05.06-07.06.2026 r.
– zakwaterowanie w pokojach 1, 2, 3 i 4-osobowych, z łazienkami, uwzględniając pobyt osób z niepełnosprawnością, w tym 35-40 os. poruszających się na wózkach
– śniadania dla 170 osób w terminie 06.06-07.06.2026 r.
– kolacje dla 170 osób w terminie 05.06-06.06.2026 r.
– oferent powinien zapewnić dostęp do pomieszczenia, w którym odbędzie się ważenie zawodników w terminie 05.06.2026 w godz.16.00-20.00
– oferent powinien umożliwić spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózku inwalidzkim
– proszę o podanie maksymalnej dostępnej liczby dostępnych miejsc noclegowych oraz ilości miejsc noclegowych przystosowanych dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim
Usługa gastronomiczna w terminie 06.06-07.06.2026 r. (obiady)
– obiady (dwudaniowy: zupa oraz danie główne z surówkami) dla 190 osób w dniach 06.06-07.06.2026 r.(łącznie 380 porcji)
– oferent powinien umożliwić spożycie posiłków osobom niepełnosprawnym, w tym osobom poruszającym się na wózku inwalidzkim
– obiady podawane w godzinach podanych przez Organizatora, dopuszcza się wydawanie obiadów w formie cateringu na obiekcie sportowym
Wynajem obiektu sportowego na terenie miasta Kraków, w terminie 05.06-07.06.2026 r.
Charakterystyka ogólna obiektu:
– obiekt z przestrzenią na platformę do wyciskania leżąc (zgodna z przepisami IPC)
– obiekt pozbawiony barier architektonicznych, umożliwiający korzystanie z niego przez osoby z niepełnosprawnościami (w tym poruszającymi się na wózkach)
– w obiekcie muszą znajdować się łazienki dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową, w tym dla poruszających się na wózkach inwalidzkich
Pozostałe wymagania:
– pomieszczenie biura zawodów wyposażone w meble biurowe
– wydzielona przestrzeń dla zawodników i trenerów, z bezpośrednim i łatwym dostępem do platformy startowej
– miejsce na ławki i sprzęt treningowy
– dostępność obiektu na wyłączność Organizatora zawodów w dniach i godzinach:
05.06.2026 – 14:00-21:00
06.06.2026 – 08:00-20:00
07.06.2026 – 08:00-14:00
– trybuna dla widzów
– parking dla zawodników, organizatorów i widzów w okresie całego wynajmu
– możliwość rozładunku sprzętu blisko wejścia do budynku w dniu 05.06.2026 r.
Usługa transmisji internetowej w terminie 06.06-07.06.2026 r.
– realizacja transmisji z dwóch dni zawodów wg harmonogramu zawodów (ok. 10 godzin w dniu 06.06.2026 i ok. 6 godzin w dniu 07.06.2026), transmisja uwzględniająca obraz z pomostu, obrazujący pełną technikę wykonania podejścia, który stanowić będzie pomoc merytoryczną dla składu sędziowskiego, skonfigurowana z prowadzącym spikerem, uwzględniająca zapis trwały, który będzie niezbędny do analityki poszczególnych podejść pod kątem merytorycznym po zawodach
– zapewnienie obsługi graficznej transmisji oraz materiałów promocyjnych Organizatora
(grafik, logo i/lub filmów promocyjnych),
– udostępnienie transmisji na żywo oraz retransmisji na stronie internetowej oferenta i/lub kanale YouTube,
– promocja transmisji w serwisach społecznościowych Facebook / Instagram / X
administrowanych przez oferenta.
10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty
- Oferty prosimy składać do dnia 24.04.2026 r. do godz. 24.00.
Ofertę w wersji elektronicznej prosimy przesłać na adres e-mail: [email protected]. Osobą kontaktową jest Pani Daria Maciejewicz
Oferty otrzymane po 24.04.2026 r. nie będą rozpatrywane.
- Wybór ofert nastąpi w terminie do 5 dni roboczych od dnia zakończenia postępowania (maksymalnie do 04.05.2026 r.)izakończony zostanie protokołem.
11. Kryteria wyboru
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających warunki określone w punkcie 7, a także w oparciu o następujące kryteria:
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Zamawiający będzie badał cenę dla każdego elementu z oferty oddzielnie – zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem obiektów sportowych, usługa transmisji. Najkorzystniejsza oferta w badanym zakresie otrzymuje maksymalną punktację, zgodnie z zastosowaną w zapytaniu ofertowym wagą (100%).
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
12. Sposób obliczenia oferty
Wagi procentowe przypisane do poszczególnych kryteriów oceny ofert
Koszt oferty w badanym zakresie – 100%
Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium:
((Kmin / Kbad) * 100%) * 100= Ilość punktów
gdzie:
Kmin – koszt brutto oferty najtańszej
Kbad – koszt brutto oferty badanej
100 – współczynnik stały
13. Formalności, jakie powinny być dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy
Do 5 dni roboczych od dnia zakończenia postępowania, Zamawiający przeprowadzi ocenę złożonych ofert maksymalnie do 04.05.2026 r.). W tym czasie zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta (lub oferty), która uzyska najwyższą ilość punktów oraz spełni pozostałe wymagania zamieszczone w zapytaniu ofertowym.
Oceny i wyboru ofert dokona Komisja. Po dokonaniu oceny i wyborze oferty zostanie sporządzony protokół podpisany przez członków Komisji. Następnie, wybranego kontrahenta Komisja zaprosi do podpisania umowy.
Jeżeli kontrahent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi drogą mailową oraz w formie ogłoszenia na stronie internetowej Zamawiającego niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. Ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi do 5 dni roboczych od dnia zakończenia postępowania (maksymalnie do 04.05.2026 r.).
14. Uwagi i postanowienia końcowe
Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych, a propozycje składane przez zainteresowane podmioty nie są ofertami w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.
Wydarzenie jest współfinansowane w ramach projektu pt. „Sprawdź się na STARCIE!”, realizowanego w ramach umowy nr: UM/PW9/2026/4/DEPT_DS_WSPOLPRACY/20241 z dnia 10.04.2026 r., podpisanej pomiędzy Polskim Związkiem Sportu Niepełnosprawnych „Start” a Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Wydanie niniejszego zapytania nie zobowiązuje Polskiego Związku Sportu Niepełnosprawnych „Start” do akceptacji oferty w całości lub w jej części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Polski Związek Sportu Niepełnosprawnych „Start” nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.
15. Załączniki
